Algemene voorwaarden

Laatste herziening april 2021

Artikel 1. Algemene informatie

Vatsquare is een naamloze vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Koloniënstraat 11, 1000 Brussel en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0647.653.261 (RLE, Brussel).

Artikel 2. Toepasbaarheid:

2.1 Deze algemene voorwaarden (de “algemene voorwaarden”) zijn van toepassing op alle diensten die Vatsquare ten behoeve van de klant levert (de “Cliënt”), tenzij Vatsquare en de Klant schriftelijk anders overeenkomen. De Algemene Voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing.

2.2 Vatsquare begint met het verlenen van haar diensten nadat de Klant een opdrachtbevestiging heeft ondertekend (de “ Verlovingsbrief”) tot vaststelling van de voorwaarden van de diensten, waarvan deze algemene voorwaarden geacht worden integraal deel uit te maken. De Opdrachtgever erkent kennis te hebben genomen van de Algemene Voorwaarden en wordt door ondertekening van de Opdrachtenmeter geacht deze te hebben aanvaard.

2.3 In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van deze Algemene Voorwaarden en de Opdrachtbrief, prevaleert de Opdrachtbrief.

2.4 Deze algemene voorwaarden zijn beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels. De Nederlandse tekst prevaleert in geval van tegenstrijdigheid tussen de verschillende versies van de Algemene Voorwaarden. De Algemene Voorwaarden zijn beschikbaar op de website van Vatsquare (https://www.vatsquare.com/terms ) (de “ Website “) te allen tijde.

Artikel 3. Overeenkomst

3.1 Tenzij anders bepaald in de Opdrachtbrief, is de overeenkomst (de “ Overeenkomst ”) worden gesloten en gaan in zodra de Klant de Opdrachtbrief ondertekent en Vatsquare een ondertekend exemplaar daarvan bezorgt.

3.2 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle professionele relaties tussen partijen indien Vatsquare de door de Klant ondertekende Opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen.

Artikel 4. Diensten

4.1 Het dienstenaanbod van Vatsquare wordt uitgebreid beschreven op haar Website en in de Opdrachtbrief. De dienstverlening blijft steeds beperkt tot advisering met betrekking tot btw-aangelegenheden.

4.2 Vatsquare zal haar diensten met de nodige zorgvuldigheid en volledige autonomie verlenen op grond van een inspanningsverbintenis. Vatsquare draagt er zorg voor dat zij haar diensten verleent in overeenstemming met de ethische en andere professionele normen die zijn vastgelegd door de Instituut voor Belastingadviseurs en Accountants (de “ Instituut”), en in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving die van kracht is op het moment van de uitvoering van de Overeenkomst. Vatsquare kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van eventuele latere wijzigingen – eventueel met terugwerkende kracht – van voornoemde wettelijke en reglementaire bepalingen.

4.3 Vatsquare, evenals haar lasthebber(s) of aangestelde(n) zijn verplicht, zoals bepaald in artikel 58 van de wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen en artikel 32 van het koninklijk besluit van 1 maart 1998 tot vaststelling van de regels inzake de geheimhoudingsplicht van accountants, met inachtneming van de eisen van de wet- en regelgeving ter voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Artikel 5. Informatie

5.1 De Klant verbindt zich ertoe Vatsquare zowel bij aanvang van de Overeenkomst als gedurende de looptijd van alle door Vatsquare gevraagde informatie te verstrekken om haar dienstverlening optimaal te kunnen verlenen. De Klant verstrekt deze informatie in het door Vatsquare gevraagde formaat en is tevens verplicht Vatsquare op de hoogte te stellen van elke gebeurtenis of wijziging in informatie die van invloed kan zijn op de uitvoering van de diensten door Vatsquare.

5.2 Vatsquare is niet aansprakelijk voor schade ontstaan door het verstrekken van onjuiste, onvolledige of niet tijdige informatie door de Klant. Indien de Klant de gevraagde informatie niet verstrekt of bepaalde formaliteiten niet vervult binnen de gestelde termijn, behoudt Vatsquare zich het recht voor om haar diensten op te schorten en de Klant de reeds verleende diensten te factureren, na daarom verzocht te zijn door Vatsquare.

5.3 Tenzij in de Opdrachtbrief anders is bepaald, is Vatsquare niet gehouden de juistheid en volledigheid van de door Opdrachtgever verstrekte informatie te verifiëren.

5.4 Vatsquare zal redelijke inspanningen leveren om technische en organisatorische maatregelen te nemen om verlies, misbruik of ongeoorloofde wijziging van de verzonden informatie te voorkomen. De Klant dient zich er echter van bewust te zijn dat de veiligheid en bescherming van de door de Klant overgedragen informatie nooit volledig kan worden gegarandeerd.

Artikel 6. Tarieven en facturering

6.1 Vatsquare berekent haar honoraria ofwel forfaitair ofwel op basis van de tijdsbesteding van haar partners, (zelfstandige) werknemers, directeuren, bedienden en agenten.

6.2 Vatsquare zal de Klant factureren voor zijn diensten, administratiekosten en vooruitbetaalde kosten (indien van toepassing) op maandelijkse basis, of bij oplevering. Een gedetailleerde opsomming van de verrichte diensten met de daarbij behorende kosten wordt op eerste verzoek van de Klant toegezonden. Kosten en erelonen zijn verschuldigd voor zover diensten worden verricht ten behoeve van Opdrachtgever, ook indien de opdracht niet noodzakelijkerwijs is geëindigd.

6.3 Voor zover van toepassing zullen alle kosten die rechtstreeks bij derden worden gemaakt en die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht, niet in het honorarium zijn begrepen en bij het honorarium worden opgeteld en dienovereenkomstig worden gefactureerd. Op verzoek van de Klant zal Vatsquare het bewijs leveren van de voor de Klant gemaakte kosten.

6.4 Vatsquare kan op verzoek van de Klant een kostenraming verstrekken. Dergelijke prijsopgaven zijn niet bindend, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

6.5 Vatsquare behoudt zich het recht voor om de Klant vóór aanvang of tijdens de looptijd van de Overeenkomst te verzoeken een provisievergoeding te betalen overeenkomstig een opgave met betrekking tot deze provisievergoeding, en heeft het recht om zijn werkzaamheden slechts aan te vangen of voort te zetten, of kosten vooruit te betalen ten behoeve van de Opdrachtgever nadat deze de betaling daarvan heeft ontvangen. Een provisievergoeding is een forfaitair bedrag dat de Klant aan Vatsquare betaalt voordat een tussen- of eindafrekening wordt ingediend. Een dergelijke provisie kan betrekking hebben op reeds verleende diensten of reeds vooruitbetaalde kosten, of het kan een voorschot zijn voor nog te verlenen diensten of nog te maken kosten, of een combinatie van beide. De provisievergoeding wordt in mindering gebracht op het in de tussen- of eindafrekening vermelde totaalbedrag.

6.6 De erelonen kunnen aangepast worden in functie van langetermijncontracten, de urgentie van de diensten of hun complexiteit. De Klant kan op elk moment de bijgewerkte tarieven opvragen bij Vatsquare.

6.7 De vergoedingen en kosten van Vatsquare zijn onderworpen aan btw.

6.8 Tenzij anders bepaald, is de factuur van Vatsquare betaalbaar uiterlijk dertig (30) dagen na factuurdatum. De facturen van Vatsquare worden geacht definitief te zijn aanvaard, tenzij de Klant hiertegen protesteert binnen vijftien (15) kalenderdagen na factuurdatum. Bij niet tijdige betaling van facturen is van rechtswege en zonder ingebrekestelling rente verschuldigd overeenkomstig de wet van 02/08/2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties, zoals van tijd tot tijd gewijzigd tijd, samen met conventionele schadevergoedingen vastgesteld op een forfaitair bedrag van 10% van de onbetaalde bedragen, met een minimum van € 250. Schadevergoeding omvat (maar is niet beperkt tot) herstelkosten.

Artikel 7. Beëindiging van de overeenkomst

7.1 Elke partij kan, met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden, de Overeenkomst te allen tijde beëindigen indien deze voor onbepaalde tijd is aangegaan, zonder opgaaf van redenen en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn. De beëindiging wordt per aangetekend schrijven aan de andere partij betekend. Niettegenstaande het bovenstaande kan de opzeggende partij in plaats van de bovengenoemde opzegtermijn in acht te nemen, de andere partij een vaste opzegvergoeding betalen gelijk aan 25% van de vergoedingen die overeenkomen met de diensten die Vatsquare gewoonlijk levert gedurende een volledig boekjaar of kalenderjaar, zoals de situatie mag zijn. Vatsquare heeft onder alle omstandigheden recht op betaling van honoraria en kosten voor reeds verleende diensten.

7.2 Bij eenmalige opdrachten wordt de Overeenkomst geacht te zijn aangegaan voor bepaalde tijd, behoudens tegenbewijs. De Overeenkomst eindigt na voltooiing van de opdracht en, indien van toepassing en met inachtneming van de aard van de opdracht, na het verrichten van de overeengekomen diensten. De Klant heeft het recht om de Overeenkomst te allen tijde te beëindigen tegen betaling aan Vatsquare van alle kosten en vergoedingen voor de reeds uitgevoerde diensten.

7.3 Indien de Klant kennelijk niet aan zijn verplichtingen voldoet, waaronder maar niet beperkt tot niet-betaling van facturen, kennelijke insolventie of faillissement van de Klant, of indien zich omstandigheden voordoen die de onafhankelijkheid van Vatsquare in gevaar brengen of het hem onmogelijk maken de Overeenkomst uit te voeren in overeenstemming met professionele en ethische normen heeft Vatsquare het recht de Overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen of op te schorten mits schriftelijke opzegging, zonder dat dit aanleiding geeft tot aansprakelijkheid van Vatsquare voor de daaruit voortvloeiende schade, voor de verplichting tot terugbetaling van (vooruitbetalingen op) vergoedingen of het verlies van het recht op vergoeding voor verrichte diensten. Vatsquare heeft onder alle omstandigheden recht op betaling van honoraria en kosten voor reeds verleende diensten.

7.4 De Klant kan de Overeenkomst te allen tijde beëindigen, zonder inachtneming van een opzegtermijn en zonder betaling van schadevergoeding, mits een voorafgaande schriftelijke ingebrekestelling aan Vatsquare, indien Vatsquare kennelijk niet voldoet aan haar eigen verplichtingen, zoals beschreven in deze Algemene Voorwaarden en, waar van toepassing, in de Opdrachtbrief.

Artikel 8. Aansprakelijkheid

8.1 Vatsquare is uitsluitend aansprakelijk voor grove of opzet bij de uitvoering van haar diensten en opdrachten. Vatsquare is slechts aansprakelijk voor de werkelijk geleden schade, die een rechtstreeks en uitsluitend gevolg is van de grove of opzettelijke fout van Vatsquare bij de uitvoering van haar opdracht. Vatsquare en haar partners/medewerkers kunnen in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade, gevolgschade, beschadiging of verlies van gegevens of verwachte besparingen, gebruiks- of winstderving geleden door de Klant of door derden. Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen, kan Vatsquare niet aansprakelijk worden gesteld jegens enige door Vatsquare in verband met de uitvoering van de opdracht ingeschakelde derde.

8.2 Elke aansprakelijkheid, contractueel of buitencontractueel, is in ieder geval beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval effectief wordt uitbetaald onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) van Vatsquare. Op eerste verzoek van Opdrachtgever wordt een overzicht van de afgesloten verzekering(en) verstrekt. Indien de verzekeringsmaatschappij om welke reden dan ook besluit geen schadevergoeding uit te keren, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot: (i) in geval van een eenmalige opdracht, het bedrag aan honorarium dat voor de uitvoering van de opdracht is gefactureerd en (ii) in geval van een overeenkomst van onbepaalde duur, niet hoger dan het jaarlijkse gemiddelde bedrag van de vergoedingen die door de Klant aan Vatsquare zijn betaald gedurende de laatste drie kalenderjaren, en in geval van (ik) of (ii) is de totale aansprakelijkheid in ieder geval beperkt tot maximaal € 150.000.

Indien blijkt dat twee of meer vorderingen het gevolg zijn van één en dezelfde fout, worden deze als één aansprakelijkheidsgeval beschouwd en is de aansprakelijkheid bijgevolg beperkt tot het hoogste bedrag dat van toepassing is op de betreffende Overeenkomst.

8.3 De Klant verbindt zich ertoe geen aan Vatsquare gelieerde personen, ongeacht hun hoedanigheid (partners, bestuurders, werknemers of zelfstandigen) rechtstreeks aansprakelijk te stellen voor eventuele fouten begaan bij de uitvoering van hun werk voor Vatsquare.

Artikel 9. Antiwitwaswetgeving

9.1 Vatsquare is verplicht haar Klanten en hun rechthebbenden te identificeren in overeenstemming met de nationale wetgeving en de Europese antiwitwaswetgeving, en bovendien als lid van het Instituut.

Dientengevolge zal Vatsquare de Klant verzoeken bepaalde informatie en documenten te verstrekken, die zij zal bijhouden, en/of zal Vatsquare hiervoor geschikte databases raadplegen. De Klant verbindt zich ertoe Vatsquare de gevraagde informatie te verstrekken en elke wijziging van deze informatie en documenten tijdig aan Vatsquare door te geven.

9.2 De Klant erkent dat in het geval van een verwijzing door een professional verbonden aan het Instituut, Vatsquare ervan uitgaat dat alle verplichtingen uit hoofde van de antiwitwaswetgeving reeds zijn nagekomen. De Klant verbindt zich ertoe, indien nodig en op eerste verzoek van Vatsquare, de betrokken professional in staat te stellen alle relevante informatie aan Vatsquare over te dragen.

Artikel 10. Verwerking van persoonsgegevens

De activiteiten van Vatsquare betreffen de verwerking van persoonsgegevens. Vatsquare verwerkt deze Persoonsgegevens in overeenstemming met het Privacybeleid, dat te raadplegen is op de website van Vatsquare via de volgende link [KOPPELING ].

Artikel 11. Vertrouwelijkheid

11.1 Alle door partijen van elkaar ontvangen gegevens en informatie zullen gedurende de looptijd van de Overeenkomst vertrouwelijk worden behandeld en niet aan derden worden verstrekt of voor enig ander doel worden gebruikt dan tussen partijen is overeengekomen.

De verplichting uit hoofde van het vorige lid is niet van toepassing op vertrouwelijke informatie die: op het moment van openbaarmaking door de bekendmakende partij al openbaar beschikbaar was of vervolgens buiten de schuld van de ontvanger openbaar is geworden; of informatie was reeds rechtmatig in het bezit van de ontvanger op het moment van openbaarmaking, zoals voldoende kan worden aangetoond door de ontvanger; of door de ontvanger op niet-vertrouwelijke basis is ontvangen van derden na openbaarmaking.

11.2 Indien Vatsquare wettelijk verplicht is informatie te verstrekken, zal Vatsquare de grondslag van het verzoek en de identiteit van de aanvrager verifiëren. Vatsquare zal de Klant voorafgaand aan het verstrekken van dergelijke informatie op de hoogte stellen, tenzij wettelijke bepalingen dit verbieden.

Artikel 12. Intellectuele eigendomsrechten

12.1 Alle intellectuele eigendomsrechten en afgeleide rechten blijven te allen tijde eigendom van Vatsquare.

12.2 De Klant is niet gerechtigd het werk van Vatsquare (adviezen, aantekeningen, contracten, werkdocumenten en ander intellectueel werk) in welke vorm dan ook zelf of met hulp van derden openbaar te maken, te verveelvoudigen of te gebruiken in een andere context dan die van de opdracht, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Vatsquare.

Artikel 13. Niet-werving

13.1 De Klant verbindt zich er uitdrukkelijk toe om, voor de gehele duur van de Overeenkomst en gedurende een periode van twaalf (12) maanden na de beëindiging ervan, ongeacht de reden van beëindiging, geen enkel lid van het personeel van Vatsquare of betrokken onafhankelijke contractant in dienst te nemen, direct of indirect. bij de uitvoering van de Overeenkomst, dan wel om diensten te laten verrichten, direct of indirect (bijvoorbeeld via een rechtspersoon), buiten het kader van een Overeenkomst tussen de Klant en Vatsquare, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming tussen partijen.

13.2 Indien de Klant een inbreuk pleegt op de bepalingen van artikel 13.1, kan Vatsquare een ingebrekestelling sturen waarin hij wordt verzocht deze inbreuk binnen vijftien (15) kalenderdagen te staken en op te heffen en de geleden schade te vergoeden. Indien de ingebrekestelling niet wordt nagekomen, is de Klant gehouden aan Vatsquare een eenmalige forfaitaire schadevergoeding van € 60.000 te betalen, onverminderd het recht van Vatsquare om aanvullende schadevergoeding te vorderen indien zij kan aantonen dat haar werkelijke schade hoger is.

Artikel 14. Nietigheid of wijziging

14.1 In geval van nietigheid of niet-toepassing van één of meerdere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen zullen in onderling overleg de nietig verklaarde of buiten toepassing verklaard bepaling vervangen door een bepaling die de oorspronkelijke bepaling en haar bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

14.2 Vatsquare behoudt zich het recht voor om deze Algemene Voorwaarden op elk moment te wijzigen.

Artikel 15. Toepasselijk recht en jurisdictie

De Algemene Voorwaarden en alle Overeenkomsten tussen Vatsquare en de Klant worden beheerst door het Belgisch recht. Alle geschillen van welke aard dan ook vallen onder de bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel, Nederlandstalige kamers.

Geschillen met betrekking tot kosten en erelonen kunnen worden voorgelegd aan de Arbitragecommissie van het Instituut, die in eerste aanleg en in laatste instantie in hoger beroep uitspraak doet, zonder proceskosten.