Algemene voorwaarden

Laatste revisie april 2021

Artikel 1. Algemene informatie

Vatsquare is een besloten vennootschap opgericht naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Koloniënstraat 11, 1000 Brussel en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0647.653.261 (RPR Brussel).

Artikel 2. Toepasselijkheid

2.1 Onderhavige algemene voorwaarden (de “Algemene Voorwaarden”) zijn van toepassing op alle diensten geleverd door Vatsquare ten behoeve van de cliënt (de “Cliënt”), behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst tussen Vatsquare en de Cliënt. De algemene voorwaarden van de Cliënt zijn niet van toepassing.

2.2 De Cliënt verbindt zich ertoe om, voorafgaand aan het aanvatten van de dienstverlening door Vatsquare, een opdrachtbrief te ondertekenen waarin de voorwaarden en modaliteiten van de dienstverlening uiteengezet zijn (de “Opdrachtbrief”) en waarvan deze Algemene Voorwaarden geacht worden integraal deel van uit te maken. De Cliënt erkent dat hij/zij kennis heeft genomen van de Algemene Voorwaarden en door middel van ondertekening van de Opdrachtbrief, geacht wordt deze te aanvaarden.

2.3 In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van onderhavige Algemene Voorwaarden en de Opdrachtbrief, heeft de Opdrachtbrief voorrang.

2.4 Deze Algemene Voorwaarden zijn beschikbaar in het Nederlands, het Frans en het Engels. Indien er een tegenstrijdigheid bestaat tussen de verschillende versies van de Algemene Voorwaarden, primeert de Nederlandstalige tekst. De Algemene Voorwaarden zijn steeds raadpleegbaar via de website van Vatsquare (https://www.vatsquare.com) (de “Website”).

Artikel 3. Overeenkomst

3.1 Behoudens andersluidend beding in de Opdrachtbrief komt de overeenkomst (de “Overeenkomst”) tot stand en vangt ze aan op het moment dat de Cliënt de Opdrachtbrief ondertekent en een ondertekende kopie bezorgt aan Vatsquare.

3.2 Indien Vatsquare de door de Cliënt ondertekende Opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, worden alle professionele relaties tussen partijen in elk geval beheerst door onderhavige Algemene Voorwaarden.

Artikel 4. Dienstverlening

4.1 Het aanbod van dienstverlening van Vatsquare wordt uitvoerig beschreven op haar Website en wordt in detail omschreven in de Opdrachtbrief. De dienstverlening is in elk geval beperkt tot btw-advies.

4.2 Vatsquare voert met de vereiste zorg de diensten in volledige onafhankelijkheid uit, krachtens een middelenverbintenis. Vatsquare waakt erover dat de gepresteerde diensten worden geleverd volgens de deontologische en andere beroepsnormen van het “Institute for Tax Advisors and Accountants” (het “Instituut”), rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving van kracht op het moment van de uitvoering van de Overeenkomst. Vatsquare kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van mogelijke latere wijzigingen – desgevallend met terugwerkende kracht – aan deze wettelijke en reglementaire bepalingen.

4.3 Overeenkomstig artikel 58 van de Wet van 22 april 1999 met betrekking tot de boekhoudkundige en fiscale beroepen en artikel 32 van het KB van 1 maart 1998 tot vaststelling van het reglement plichtenleer der accountants, is Vatsquare, evenals zijn gevolmachtigde(n) of aangestelde(n) tot het beroepsgeheim gehouden, onder voorbehoud evenwel van toepassing van de bepalingen van de wetgeving en reglementering tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Artikel 5. Informatie

5.1 De Cliënt verbindt zich ertoe om Vatsquare, zowel bij de aanvang van de Overeenkomst als tijdens de duur ervan, desgevallend op verzoek van Vatsquare, stipt alle informatie die vereist is om de optimale uitvoering van haar dienstverlening mogelijk te maken. De Cliënt zal deze informatie aanleveren in het format dat door Vatsquare wordt verzocht en is tevens gehouden elke gebeurtenis of wijziging in informatie die een invloed kan hebben op de uitvoering van de diensten mede te delen.

5.2 Vatsquare is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit onjuiste, onvolledige of laattijdige informatie verstrekt door de Cliënt. In geval de Cliënt, na hiertoe te zijn verzocht door Vatsquare, nalaat binnen de gestelde periode de gevraagde informatie te verschaffen of bepaalde formaliteiten te vervullen, behoudt Vatsquare zich het recht voor haar dienstverlening op te schorten en de reeds geleverde diensten te factureren.

5.3 Behoudens andersluidend beding in de Opdrachtbrief is Vatsquare niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie bezorgd door de Cliënt.

5.4 Vatsquare levert redelijke inspanningen om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de overgemaakte informatie te beschermen tegen verlies, fout gebruik of ongeoorloofde wijzigingen. De Cliënt dient er zich echter van bewust te zijn dat veiligheid en bescherming van de door de Cliënt overgemaakte informatie nooit volledig kan worden gegarandeerd.

Artikel 6. Honoraria en facturatie

6.1 De erelonen van Vatsquare worden berekend op basis van de tijd besteed door haar vennoten, (zelfstandige) medewerkers, bestuurders, bedienden en lasthebbers of op forfaitaire basis.

6.2 Vatsquare zal haar werkzaamheden, administratiekosten en voorgeschoten kosten (indien van toepassing) maandelijks of bij oplevering aanrekenen aan de Cliënt d.m.v. een factuur. Specificatie van de verrichte werkzaamheden en de kosten wordt op het eerste verzoek van de Cliënt toegestuurd. De kosten en erelonen zijn verschuldigd naarmate de werkzaamheden ten behoeve van de Cliënt worden verricht, ook al is de opdracht niet noodzakelijk beëindigd.

6.3 Indien van toepassing, zijn alle rechtstreekse bij derden gecontracteerde kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht, niet begrepen in de erelonen en zullen bijkomend aan de erelonen toegevoegd en gefactureerd worden. Op verzoek van de Cliënt zal Vatsquare het bewijs van de voor rekening van de Cliënt gemaakte kosten voorleggen.

6.4 Op vraag van de Cliënt, kan er een raming van kosten worden opgesteld door Vatsquare. Deze raming is niet bindend, tenzij uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen.

6.5 Vatsquare behoudt zich het recht voor om aan de Cliënt voor de aanvang van en in de loop van de Overeenkomst een provisie te vragen d.m.v. een provisiestaat en om pas haar werkzaamheden aan te vatten respectievelijk voort te zetten of kosten voor te schieten na de betaling ervan. Een provisie is een forfaitair bedrag dat de Cliënt betaalt aan Vatsquare voorafgaand aan een tussentijdse staat of eindstaat. Die provisie kan betrekking hebben op reeds geleverde prestaties of voorgeschoten kosten, of kan een voorschot zijn op nog te leveren prestaties of te maken kosten, of een combinatie van beide. In de tussentijdse staat of eindstaat worden de provisies op het totale bedrag in mindering gebracht.

6.6 De ereloontarieven kunnen in functie van langdurige overeenkomsten, het spoedeisend karakter van prestaties of de complexiteit ervan worden aangepast. De Cliënt kan steeds alle geactualiseerde ereloontarieven opvragen bij Vatsquare.

6.7 De erelonen en kosten van Vatsquare zijn onderhevig aan BTW.

6.8 Behoudens afwijkende bepaling, is de factuur van Vatsquare betaalbaar uiterlijk dertig (30) dagen na de factuurdatum. Facturen van Vatsquare dienen te worden geprotesteerd binnen de vijftien (15) kalenderdagen na factuurdatum bij gebreke waarvan de facturen als definitief worden aanvaard. Bij gebreke aan tijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling interest verschuldigd overeenkomstig de Wet van 02/08/2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties zoals van tijd tot tijd gewijzigd alsook een conventionele schadevergoeding forfaitair begroot op 10% van de onbetaalde bedragen met een minimum van 250 euro. De schadevergoeding omvat (maar is niet beperkt tot) de invorderingskosten.

Artikel 7. Beëindiging Overeenkomst

7.1 Wanneer de Overeenkomst voor een onbepaalde duur werd aangegaan, kan de Overeenkomst door beide partijen te allen tijde, zonder reden en zonder vergoeding worden beëindigd, mits inachtneming van een opzeggingstermijn van drie maanden. De opzegging dient per aangetekende brief ter kennis te worden gebracht van de andere partij. Niettegenstaande het voorgaande, beschikt de opzeggende partij over de mogelijkheid om deze opzeggingstermijn te vervangen door de betaling van een forfaitaire verbrekingsvergoeding ten belope van [25%] van de erelonen die overeenstemmen met de prestaties die gewoonlijk door Vatsquare werden geleverd tijdens een volledig boekjaar of desgevallend kalenderjaar. Vatsquare is in alle omstandigheden gerechtigd op de betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds geleverde prestaties.

7.2 Behoudens tegenbewijs wordt in geval van niet-recurrente opdrachten, de Overeenkomst geacht gesloten te zijn voor bepaalde duur. De Overeenkomst neemt een einde door de uitvoering van de opdracht en indien van toepassing en gelet op de aard van de opdracht, door de uitvoering van de overeengekomen diensten. De Cliënt beschikt over het recht om de Overeenkomst te allen tijde te beëindigen mits betaling aan Vatsquare van alle kosten en erelonen voor de reeds uitgevoerde werkzaamheden.

7.3 Indien de Cliënt kennelijk in gebreke blijft zijn verbintenissen te voldoen, waaronder niet-limitatief begrepen wordt de niet-betaling van facturen, kennelijk onvermogen of faillissement, of indien er omstandigheden zijn die de onafhankelijkheid van Vatsquare in het gedrang brengen of die de uitvoering van de Overeenkomst conform de beroeps-en deontologische normen onmogelijk maken, is Vatsquare gerechtigd om de Overeenkomst onmiddellijk mits schriftelijke kennisgeving te beëindigen of op te schorten, zonder dat dit enige gevolgen op het gebied van aansprakelijkheid van Vatsquare heeft voor de daaruit voortvloeiende schade, voor de verplichting tot terugbetaling van (voorschotten op) erelonen of verlies van het recht op vergoeding van gepresteerde diensten. Vatsquare is in alle omstandigheden gerechtigd op de betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds geleverde prestaties.

7.4 De Cliënt kan te allen tijde, zonder naleving van een opzeggingstermijn en zonder betaling van een schadevergoeding, mits een voorafgaande schriftelijke ingebrekestelling aan Vatsquare, de Overeenkomst beëindigen, indien Vatsquare kennelijk in gebreke blijft haar eigen verbintenissen, zoals omschreven in onderhavige Algemene Voorwaarden en in voorkomend geval in de Opdrachtbrief, uit te voeren.

Artikel 8. Aansprakelijkheid

8.1 Vatsquare is voor de uitvoering van haar diensten en opdrachten enkel aansprakelijk voor grove of opzettelijke fout. Vatsquare is uitsluitend aansprakelijk voor de werkelijk geleden schade die een rechtstreeks en exclusief gevolg is van de grove of opzettelijke fout door Vatsquare in de uitoefening van haar opdracht begaan. Vatsquare en haar vennoten / medewerkers kunnen onder geen enkel beding aansprakelijk gesteld worden voor indirecte schade, gevolgschade, beschadiging of verlies van gegevens, verwachte besparingen, gebruiksderving of winstderving geleden door de Cliënt of door derden. Behoudens indien uitdrukkelijk anders overeengekomen, zal Vatsquare niet aansprakelijk kunnen worden gesteld voor een derde partij die desgevallend door Vatsquare wordt betrokken in het kader van de opdracht.

8.2 Een eventuele aansprakelijkheid, hetzij contractueel, hetzij extracontractueel is in ieder geval beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) van Vatsquare effectief wordt uitbetaald. Op eerste verzoek van de Cliënt, kan een overzicht van de afgesloten verzekeringspolis(sen) worden opgevraagd. Indien, om welke reden ook, de verzekeringsmaatschappij beslist niet te vergoeden, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot (i) ingeval van een niet-recurrente opdracht het bedrag van de voor de uitvoering van de opdracht gefactureerde erelonen en (ii) ingeval van een overeenkomst van onbepaalde duur, maximaal het jaarlijks gemiddelde bedrag aan erelonen dat in de laatste drie kalenderjaren door de Cliënt aan Vatsquare werd betaald en zowel in geval (i) of (ii) is de totale aansprakelijkheid in ieder geval beperkt tot maximaal 150.000 EUR.

Indien zou blijken dat twee of meer schadegevallen voortvloeien uit één en dezelfde fout, worden zij beschouwd als één enkel aansprakelijkheidsgeval en wordt de aansprakelijkheid derhalve beperkt tot het hoogste bedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken Overeenkomst.

8.3 De Cliënt verbindt er zich toe om geen personen verbonden aan Vatsquare en dit ongeacht hun hoedanigheid (vennoten, bestuurders, werknemers of zelfstandige medewerkers) rechtstreeks aan te spreken voor eventuele fouten gepleegd in de uitoefening van hun werkzaamheden voor Vatsquare.

Artikel 9. Anti-witwaswetgeving

9.1 Krachtens de nationale en Europese Antiwitwaswetgeving en als lid van het Instituut, is Vatsquare ertoe gehouden haar Cliënten en hun begunstigde rechthebbenden te identificeren.

Bijgevolg zal Vatsquare hiertoe aan de Cliënt bepaalde informatie en documenten vragen en bijhouden en/of geschikte databanken hiervoor raadplegen. De Cliënt verbindt er zich toe om Vatsquare de gevraagde informatie te bezorgen en om haar tijdig te informeren over elke wijziging met betrekking tot die informatie en documenten.

9.2 De Cliënt erkent dat bij doorverwijzing door een beroepsbeoefenaar verbonden aan het ITAA Vatsquare ervan uit gaat dat alle verplichtingen in het kader van de anti-witwaswetgeving reeds werden nageleefd. De Cliënt verbindt zich er toe om indien nodig en op eerste verzoek van Vatsquare, toestemming te geven aan de desbetreffende beroepsoefenaar om alle relevante informatie over te maken aan Vatsquare.

Artikel 10. Verwerking van persoonsgegevens

In het kader van de activiteiten van Vatsquare is er sprake van verwerking van persoonsgegevens. Vatsquare verwerkt deze Persoonsgegevens in overeenstemming met de Privacy Policy die geraadpleegd kan worden op de website van Vatsquare via de volgende link [LINK].

Artikel 11. Vertrouwelijkheid

11.1 Alle gegevens en informatie die de partijen wederzijds van elkaar ontvangen, zullen tijdens de duur van de Overeenkomst vertrouwelijk worden behandeld en zullen niet onthuld worden aan derden en niet worden gebruikt voor enig ander doel dan overeengekomen tussen partijen.

De in het vorige lid omschreven verplichting is niet van toepassing op vertrouwelijke informatie die: ten tijde van de onthulling door de onthullende partij reeds openbaar beschikbaar was of daarna zonder toedoen van de ontvanger openbaar beschikbaar is geworden; ten tijde van de onthulling reeds in het wettige bezit was van de ontvanger zoals voldoende kan worden aangetoond door de ontvanger; of na de onthulling door de ontvanger op een niet-vertrouwelijke basis van derden wordt ontvangen.

11.2 Indien Vatsquare op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, zal Vatsquare de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker verifiëren. Vatsquare zal de Cliënt, voorafgaand aan het verstrekken van deze informatie, informeren tenzij wettelijke bepalingen dit verbieden.

Artikel 12. Intellectuele eigendomsrechten

12.1 Alle intellectuele eigendomsrechten en afgeleide rechten blijven te allen tijde eigendom van Vatsquare.

12.2 De Cliënt heeft niet het recht om zonder schriftelijke toestemming van Vatsquare het werk van Vatsquare (adviezen, nota’s, contracten, werkdocumenten en andere intellectuele werkzaamheden), in welke vorm ook, zelf of met behulp van derden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming openbaar te maken, te verveelvoudigen of te gebruiken in een andere context dan de toegekende opdracht.

Artikel 13. Niet-afwerving

13.1 De Cliënt verbindt er zich uitdrukkelijk toe om, tijdens de hele duur van de Overeenkomst en tijdens een periode van twaalf (12) maanden na de beëindiging ervan, ongeacht de reden van beëindiging, geen personeelslid of zelfstandige medewerker van Vatsquare, betrokken bij de uitvoering van de Overeenkomst, rechtstreeks of rechtstreeks in dienst te nemen of hem/haar rechtstreeks of onrechtstreeks (bijvoorbeeld via een rechtspersoon) werkzaamheden te laten uitvoeren buiten het kader van een Overeenkomst tussen de Cliënt en Vatsquare, behoudens voorafgaand schriftelijk akkoord tussen partijen.

13.2 Indien de Cliënt een inbreuk begaat op de bepalingen van artikel 13.1, dan kan Vatsquare een ingebrekestelling zenden met de eis om deze inbreuk binnen de vijftien (15) kalenderdagen stop te zetten en de geleden schade te herstellen. Indien aan de ingebrekestelling geen gevolg wordt gegeven, dan is de Cliënt gehouden tot betaling van een eenmalige forfaitaire schadevergoeding aan Vatsquare, ten bedrage van 60.000 EUR, onverminderd het recht van Vatsquare om bijkomende schadevergoeding te vorderen, indien zij kan aantonen dat haar werkelijke schade hoger is.

Artikel 14. Nietigheid of wijziging

14.1 In geval van nietigheid of niet-toepasselijkheid van één of meerdere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden, wordt de geldigheid van de overige bepalingen hierdoor niet in het gedrang gebracht. De nietig of niet-toepasselijk verklaarde bepaling wordt door partijen in gemeen overleg vervangen door een bepaling die zo dicht mogelijk aanleunt bij de oorspronkelijke bepaling en haar bedoeling.

14.2 Vatsquare behoudt zich het recht voor om deze Algemene Voorwaarden te allen tijde te wijzigen.

Artikel 15. Toepasselijk recht en bevoegdheid

De Algemene Voorwaarden en alle Overeenkomsten tussen Vatsquare en de Cliënt zijn onderworpen aan Belgisch recht. Alle geschillen van welke aard ook, vallen onder de bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel, Nederlandstalige kamers.

Betwistingen met betrekking tot kosten en erelonen mogen worden voorgelegd aan de Arbitragecommissie bij het Instituut, die zich bij wijze van definitieve beslissing uitspreekt, in eerste en laatste aanleg gewezen, zonder procedurekosten.