Conditions générales

Dernière révision avril 2021

Article 1. Informations générales

Vatsquare est une société à responsabilité limitée de droit belge, ayant son siège social à 1000 Bruxelles, rue des Colonies 11, et enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0647.653.261 (RPM Bruxelles).

Article 2. Applicabilité

2.1 Les présentes conditions générales (les « Conditions Générales ») s’appliquent à tous les services fournis par Vatsquare pour le compte du client (le « Client »), sauf convention contraire écrite entre Vatsquare et le Client. Les conditions générales du Client ne sont pas applicables.

2.2 Avant que Vatsquare ne commence à fournir les services, le Client s’engage à signer une lettre de mission définissant les conditions et les modalités de la prestation de services (la « Lettre de Mission »), dont les présentes Conditions Générales sont réputées faire partie intégrante. Le Client reconnaît avoir pris connaissance des Conditions Générales et est réputé les accepter par la signature de la Lettre de Mission.

2.3 En cas de contradiction entre le contenu des Conditions Générales et la Lettre de Mission, la Lettre de Mission prévaudra.

2.4 Les présentes Conditions Générales sont disponibles en néerlandais, en français et en anglais. En cas de contradiction entre les différentes versions des Conditions Générales, le texte néerlandais prévaudra. Les Conditions Générales peuvent être consultées à tout moment sur le site web de Vatsquare (https://www.vatsquare.com/fr/conditions-generales) (le « Site web »).

Article 3. Contrat

3.1 Sauf stipulation contraire dans la Lettre de Mission, le contrat (le « Contrat ») est conclu et prend effet au moment où le Client signe la Lettre de Mission et remet une copie signée à Vatsquare.

3.2 Tant que Vatsquare n’aura pas reçu la Lettre de Mission signée par le Client, toutes les relations professionnelles entre les parties seront en tout cas régies par les présentes Conditions Générales.

Article 4. Prestation de services

4.1 L’offre de services de Vatsquare est décrite en détail sur son site web et détaillée dans la Lettre de Mission. La prestation de services sera en tout cas limitée à des conseils en matière de TVA.

4.2 Vatsquare fournira les services avec le soin requis et en toute indépendance, en vertu d’une obligation de moyens. Vatsquare veillera à ce que les services soient fournis conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’« Institute for Tax Advisors and Accountants » (l’« Institut »), en tenant compte des lois et règlements applicables au moment de l’exécution du Contrat. Vatsquare ne peut toutefois pas être tenue pour responsable des conséquences de possibles modifications ultérieures – le cas échéant, avec effet rétroactif – de ces dispositions légales et réglementaires.

4.3 Conformément à l’article 58 de la Loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales et à l’article 32 de l’Arrêté royal du 1er mars 1998 fixant le règlement de déontologie des experts-comptables, Vatsquare, ainsi que son (ses) mandataire(s) ou préposé(s), est tenu au secret professionnel, sous réserve toutefois de l’application des dispositions législatives et réglementaires relatives à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

Article 5. Informations

5.1 Le Client s’engage, tant au commencement du Contrat que pendant la durée de celui-ci, à fournir en temps utile à Vatsquare, le cas échéant à sa demande, toutes les informations nécessaires pour lui permettre d’exécuter sa prestation de services de manière optimale. Le Client fournira ces informations dans le format demandé par Vatsquare et est également tenu de notifier à Vatsquare tout événement ou toute modification d’une information qui pourrait affecter l’exécution des services.

5.2 Vatsquare ne sera pas responsable des dommages qui résulteraient d’une fourniture d’informations inexactes ou incomplètes, ou d’une fourniture tardive de ces informations par le Client. Dans le cas où le Client ne fournit pas les informations demandées ou n’accomplit pas certaines formalités dans le délai imparti, après avoir été invité à le faire par Vatsquare, Vatsquare se réserve le droit de suspendre sa prestation de services et de facturer les services déjà fournis.

5.3 Sauf stipulation contraire dans la Lettre de Mission, Vatsquare n’est pas tenue de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des informations fournies par le Client.

5.4 Vatsquare s’efforcera raisonnablement de prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les informations transmises contre toute perte, utilisation abusive ou modification non autorisée de celles-ci. Le Client doit toutefois être conscient que la sécurité et la protection des informations qu’il transmet ne peuvent jamais être totalement garanties.

Article 6. Honoraires et facturation

6.1 Les honoraires de Vatsquare sont calculés sur la base du temps consacré à la prestation de services par ses associés, collaborateurs (indépendants), administrateurs, employés et mandataires ou sur une base forfaitaire.

6.2 Vatsquare facturera au Client ses travaux, ses frais administratifs et les frais avancés (le cas échéant) sur une base mensuelle ou à la réception. Une description précise des travaux effectués et des frais correspondants sera envoyée à la première demande du Client. Les frais et honoraires seront dus au fur et à mesure de l’exécution des travaux pour le compte du Client, même si la mission n’est pas nécessairement terminée.

6.3 Le cas échéant, tous les frais directement engagés auprès de tiers et nécessaires à l’exécution de la mission ne seront pas compris dans les honoraires et seront ajoutés à ceux-ci et facturés. À la demande du Client, Vatsquare fournira la preuve des frais engagés pour le compte de celui-ci.

6.4 À la demande du Client, Vatsquare pourra faire une estimation des coûts. Cette estimation ne sera pas contraignante, sauf convention contraire expresse.

6.5 Vatsquare se réserve le droit de demander au Client une provision avant le début et pendant la durée du Contrat, et de ne commencer ou poursuivre ses prestations ou de n’avancer les frais qu’après paiement de celle-ci. Le cas échéant, un état de provisions sera établi. Une provision est un montant forfaitaire que le Client verse à Vatsquare avant un état intermédiaire ou final. Cette provision peut avoir trait à des prestations déjà fournies ou à des frais avancés, ou peut être une avance sur des prestations à fournir ou des frais à engager, ou une combinaison des deux. Dans l’état intermédiaire ou final, les provisions seront déduites du montant total.

6.6 Les tarifs des honoraires peuvent être adaptés en fonction de contrats de longue durée, de l’urgence des prestations ou de leur complexité. Le Client peut toujours demander à Vatsquare de lui communiquer tous les tarifs actualisés.

6.7 Les honoraires et frais de Vatsquare sont soumis à la TVA.

6.8 Sauf stipulation contraire, la facture de Vatsquare est payable au plus tard trente (30) jours après la date de facturation. Les factures de Vatsquare doivent être contestées dans les quinze (15) jours calendrier qui suivent la date de facturation, faute de quoi elles seront considérées comme définitivement acceptées. En cas de retard de paiement, des intérêts seront dus, de plein droit et sans mise en demeure, conformément à la Loi du 02/08/2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, telle que modifiée de temps à autre, ainsi que des dommages-intérêts conventionnels, forfaitairement estimés à 10 % des montants impayés, avec un minimum de 250 euros. Les dommages-intérêts comprendront (sans s’y limiter) les frais de recouvrement.

Article 7. Résiliation du Contrat

7.1 Si le Contrat a été conclu pour une durée indéterminée, il peut être résilié par les deux parties à tout moment, sans motif et sans indemnité, moyennant un préavis de trois mois. La résiliation doit être notifiée à l’autre partie par lettre recommandée. Nonobstant ce qui précède, la partie qui résilie le Contrat aura la possibilité de remplacer ce délai de préavis par le paiement d’une indemnité de rupture forfaitaire s’élevant à 25 % des honoraires correspondant aux prestations habituellement fournies par Vatsquare au cours d’un exercice complet ou d’une année civile, selon le cas. Vatsquare aura droit, en toutes circonstances, au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà fournies.

7.2 Sauf preuve contraire et en cas de missions non récurrentes, le Contrat sera réputé conclu pour une durée déterminée. Le Contrat prend fin avec l’exécution de la mission et, le cas échéant et compte tenu de la nature de la mission, avec l’exécution des services convenus. Le Client a le droit de résilier le Contrat à tout moment moyennant paiement à Vatsquare de tous les frais et honoraires relatifs aux travaux déjà effectués.

7.3 En cas de manquement manifeste du Client à ses obligations, y compris, sans s’y limiter, le non-paiement des factures, un état avéré d’insolvabilité ou la faillite, ou en cas de survenance de circonstances compromettant l’indépendance de Vatsquare ou rendant impossible l’exécution du Contrat dans le respect des normes professionnelles et déontologiques, Vatsquare aura le droit de résilier ou de suspendre immédiatement le Contrat moyennant notification écrite, sans que cela ait des conséquences sur le plan de la responsabilité de Vatsquare pour le préjudice qui en résulte, l’obligation de remboursement d’(avances sur) honoraires ou la perte du droit à la rémunération des services fournis. Vatsquare aura droit, en toutes circonstances, au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà fournies.

7.4 Le Client peut résilier le Contrat à tout moment, sans respecter de préavis et sans payer d’indemnité, moyennant une mise en demeure préalable adressée par écrit à Vatsquare, si Vatsquare manque manifestement à ses propres obligations, telles que décrites dans les présentes Conditions Générales et, le cas échéant, dans la Lettre de Mission.

Article 8. Responsabilité

8.1 Vatsquare est uniquement tenue des fautes graves ou intentionnelles commises dans le cadre de l’exécution de ses services et missions. Sa responsabilité sera limitée au préjudice réellement subi qui résulte directement et exclusivement de la faute grave ou intentionnelle commise par Vatsquare durant l’accomplissement de sa mission. Vatsquare et ses associés/collaborateurs ne peuvent en aucun cas être tenus pour responsables des dommages indirects ou consécutifs, de l’endommagement de données, de la perte de données ou d’économies attendues, d’une perte de jouissance ou d’un manque à gagner subis par le Client ou un tiers. Sauf convention contraire explicite, Vatsquare ne peut être tenue pour responsable des tiers qu’elle associe à l’exécution de la mission.

8.2 Toute responsabilité éventuelle, qu’elle soit contractuelle ou extracontractuelle, sera en tout cas limitée au montant effectivement couvert dans le cas considéré par l’assurance ou les assurances responsabilité professionnelle de Vatsquare. À la première demande du Client, un aperçu de la ou des polices d’assurance souscrites pourra être communiqué. Si, pour quelque raison que ce soit, la compagnie d’assurances décide de ne pas verser d’indemnité, toute responsabilité sera limitée (i) dans le cas d’une mission non récurrente, au montant des honoraires facturés pour l’exécution de la mission et (ii) dans le cas d’un contrat à durée indéterminée, au montant moyen annuel des honoraires payés par le Client à Vatsquare au cours des trois dernières années civiles, et la responsabilité totale sera toujours limitée dans les deux cas à 150 000 euros. S’il apparaît que deux ou plusieurs demandes d’indemnisation résultent d’une même faute, celles-ci seront considérées comme un seul cas de responsabilité et la responsabilité sera donc limitée au montant le plus élevé applicable au Contrat en question.

8.3 Le Client s’engage à ne pas attaquer directement les personnes liées à Vatsquare, et ce, quelle que soit leur qualité (associé, administrateur, employé ou collaborateur indépendant), en cas d’erreurs commises dans le cadre de l’accomplissement de leur travail pour Vatsquare.

Article 9. Législation anti-blanchiment

9.1 En vertu de la législation anti-blanchiment nationale et européenne et en tant que membre de l’Institut, Vatsquare est tenue d’identifier ses Clients et leurs ayants droit bénéficiaires.

En conséquence, Vatsquare demandera au Client et conservera certaines informations ou certains documents du Client et/ou consultera les bases de données appropriées à cet effet. Le Client s’engage à fournir à Vatsquare les informations demandées et à l’informer en temps utile de tout changement concernant ces informations et documents.

9.2 Le Client reconnaît qu’en cas de renvoi par un professionnel lié à l’ITAA, Vatsquare partira du principe que toutes les obligations découlant de la législation anti-blanchiment ont déjà été respectées. Le Client s’engage, si nécessaire et à la première demande de Vatsquare, à autoriser le professionnel concerné à transmettre à Vatsquare toutes les informations pertinentes.

Article 10. Traitement de données à caractère personnel

Les activités de Vatsquare impliquent le traitement de données à caractère personnel. Vatsquare traite ces données conformément à la Politique de confidentialité qui peut être consultée sur son site web via le lien suivant [LINK].

Article 11. Confidentialité

11.1 Toutes les données et informations échangées entre les parties seront traitées de manière confidentielle pendant la durée du Contrat et ne seront pas divulguées à des tiers ni utilisées à d’autres fins que celles convenues entre les parties.

L’obligation visée au paragraphe précédent ne s’applique pas aux informations confidentielles qui : étaient déjà accessibles au public au moment de leur divulgation par la partie qui les a communiquées ou sont devenues accessibles au public par la suite sans l’intervention du destinataire ; étaient déjà en la possession légale du destinataire au moment de leur divulgation, preuve suffisante à l’appui ; ou sont obtenues d’un tiers par le destinataire sur une base non confidentielle après leur divulgation.

11.2 Si Vatsquare est tenue de fournir des données en raison d’une obligation légale, elle vérifiera le fondement de la demande et l’identité du demandeur. Vatsquare informera le Client avant de fournir ces informations, à moins que des dispositions légales ne l’interdisent.

Article 12. Droits de propriété intellectuelle

12.1 Tous les droits de propriété intellectuelle et droits dérivés restent à tout moment la propriété de Vatsquare.

12.2 Le Client n’est pas autorisé à divulguer, reproduire ou utiliser le travail de Vatsquare (conseils, notes, contrats, documents de travail et autres travaux intellectuels), sous quelque forme que ce soit, lui-même ou avec l’aide de tiers, dans un autre contexte que celui de la mission confiée, sans autorisation écrite et préalable de Vatsquare.

Article 13. Non-débauchage

13.1 Le Client s’engage expressément, pendant toute la durée du Contrat et pendant une période de douze (12) mois à compter de la cessation de celui-ci, pour quelque raison que ce soit, à n’embaucher, directement ou indirectement, aucun membre du personnel ni collaborateur indépendant de Vatsquare associé à l’exécution du Contrat, ou à ne lui confier aucun travail, directement ou indirectement (par exemple par l’intermédiaire d’une personne morale) en dehors du cadre d’un Contrat liant le Client à Vatsquare, sauf accord écrit et préalable entre les parties.

13.2 Si le Client ne respecte pas les dispositions de l’article 13.1, Vatsquare pourra lui adresser une mise en demeure avec une demande de cessation de l’infraction dans les quinze (15) jours calendrier et de réparation du préjudice subi. Si aucune suite n’est donnée à la mise en demeure, le Client sera tenu de verser à Vatsquare une indemnité forfaitaire unique de 60 000 euros, sans préjudice du droit de Vatsquare de réclamer des dommages-intérêts supplémentaires si elle peut prouver que son préjudice réel est plus important.

Article 14. Nullité ou modification

14.1 En cas de nullité ou d’inapplicabilité d’une ou de plusieurs dispositions des présentes Conditions Générales, la validité des autres dispositions n’en sera pas affectée. Les parties remplaceront la disposition déclarée nulle ou inapplicable, en concertation mutuelle, par une disposition se rapprochant le plus possible de la disposition initiale et de son intention.

14.2 Vatsquare se réserve le droit de modifier les présentes Conditions Générales à tout moment.

Article 15. Droit applicable et compétence

Les Conditions Générales et tous les Contrats signés entre Vatsquare et le Client seront régis par le droit belge. Tous les litiges, de quelque nature qu’ils soient, seront de la compétence des tribunaux bruxellois, chambres néerlandophones.

Les litiges concernant les frais et honoraires peuvent être soumis à la Commission d’arbitrage de l’Institut, qui prendra une décision définitive, en premier et dernier ressort, sans frais de procédure.